Tietosuojakäytäntö
Tampereen Sarka Oy:n rekrytointijärjestelmän tietosuojaseloste
Teamtailor AB tuottaa hakemusten ja rekrytointien käsittelyyn ja hallintaan tarkoitetun palvelun Tampereen Sarka Oy:n puolesta. On tärkeää, että palvelua käyttävät henkilöt eli rekisteröidyt tuntevat olonsa turvalliseksi ja ovat tietoisia siitä, kuinka käsittelemme heidän henkilötietojaan. Käsittelemme, hallinnoimme, käytämme ja suojaamme käyttäjän henkilötietoja tämän tietosuojakäytännön mukaisesti.
1. Rekisterin nimi
Tampereen Sarka Oy:n työnhakijarekisteri
2. Rekisterinpitäjä
Nimi: Tampereen Sarka Oy
Y-tunnus: 29449-5
Osoite: Rautatienkatu 21 B, 33100 Tampere
3. Rekisterin yhteyshenkilö ja yhteystiedot
Nimi: Tanja Kulmala, yhteisöpäällikkö
Sähköposti: tanja.kulmala@tampereensarka.fi
Rekisterivastaava: Katja Piiksi, katja.piiksi@tampereensarka.fi
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Tampereen Sarka Oy (myöhemmin Tampereen Sarka) käsittelee henkilötietoja työhakemusten vastaanottamiseksi ja käsittelemiseksi, työnhakijoiden arvioimiseksi ja valitsemiseksi sekä työllistymistä edistävän valmennuksen tekemiseksi. Tietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen (kuten työnhakijan hakemuksen käsittely sekä tietojen säilyttäminen ja käsitteleminen) sekä Tampereen Sarkan oikeutettuun etuun (kuten rekrytointiprosessin toteuttaminen).
Tampereen Sarka kerää henkilötietoja vain siltä osin kuin ne ovat tarpeellisia rekrytointi- ja valmennusprosessiin liittyvien oikeuksien, velvollisuuksien ja tarpeiden täyttämiseksi. Rekisteröidyt henkilöt ovat työnhakijoita, jotka hakevat Tampereen Sarkan tai Tampereen Sarkalle toimeksiannon antaneen kolmannen osapuolen palvelukseen tai hakevat Tampereen Sarkan toteuttamaan työllistymistä edistävään valmennukseen.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää seuraavia työhönotto- ja valmennusprosessin ja haettavan työtehtävän kannalta tarpeellisia tietoja. Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:
Perustiedot: etunimi, sukunimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, puhelinnumero
Yhteystiedot: nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite, henkilötunnus, syntymäaika
Hakemukseen liittyvät ja työhönotto ja/tai valmennusprosessin aikana kerätyt tiedot: henkilötunnus, allekirjoitus, kasvokuva, pankkiyhteystiedot, muut työnhakijan työhakemusasiakirjoissa omasta aloitteestaan ilmoittamat tiedot (esim. harrastustiedot, kiinnostuksen kohteet, erityisosaaminen), peruskoulutus ja tutkinnot suoritusajankohtineen, muu suoritettu koulutus, nykyinen tehtävä ja aikaisemmat tehtävät (työnantaja, tehtävänimike, tehtäväkuvaus), suosittelijat, kortit ja sertifikaatit, työhakemuksen yhteydessä toimitettu videotallenne, haastatteluissa kerätyt tiedot kuten muistiinpanot, sähköpostikirjeenvaihto ja muu yhteydenpito, todistuskopiot, tiedot ulkomaalaisen työntekijän työskentelyoikeudesta (passi-/henkilökorttikopio, oleskelulupa), rikostaustaote toimittaessa alaikäisten kanssa sekä mahdolliset muut hakijan itse antamat tiedot.
Erityiset henkilötietoryhmät: kansalaisuus, kielitaito
Muut tiedot: Tieto siitä onko hakija ottanut käyttöönsä Connect-toiminnallisuuden (verkostoituminen), jonka perusteella voidaan hakijalle viestiä ja olla yhteydessä avoimista työtehtävistä.
6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Rekrytointiin ja valmennukseen liittyvät tiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään työhakemuksen ja työhaastattelujen kautta.
Tietyissä tilanteissa tietoja kerätään muista ulkopuolisista lähteistä nimenomaisella suostumuksella tai lain sallimissa rajoissa (esim. rikostaustaote alaikäisten kanssa toimimiseen). Esimerkiksi rekrytoinnin yhteydessä etukäteen annetulla suostumuksella voidaan tarkistaa suosittelijat.
Henkilötietoja ei käytetä sellaiseen automaattiseen päätöksentekoon, jolla olisi oikeudellisia tai vastaavia vaikutuksia rekisteröidyille.
7. Rekisterissä olevien henkilötietojen luovutus ja henkilötietojen vastaanottajat
Tampereen Sarka käsittelee henkilötietoja luottamuksellisesti, eikä pääsääntöisesti luovuta tietoja kolmansille osapuolille. Tietoja voidaan luovuttaa työvoiman tilaajalle toimeksiannon mukaisesti haettaessa työntekijää asiakkaalle ja esitellessä työnhakija työvoiman tilaajalle.
Tampereen Sarkan toimeksiannosta ulkopuoliset palveluntuottajat käsittelevät henkilötietoja Tampereen Sarkan lukuun sopimuksen edellyttämässä laajuudessa. Tampereen Sarkalle palveluita tuottavilla kolmansilla tahoilla saattaa olla pääsy tietoihin (esim. rekrytointijärjestelemän toimittaja, tekninen ylläpito). Ulkopuolisilla palveluntuottajilla ja kolmansilla tahoilla on oikeus käsitellä henkilötietoja ainoastaan sovittujen palveluiden edellyttämässä laajuudessa. Tämä tarkoittaa, että he eivät voi käyttää henkilötietoja omiin käyttötarkoituksiinsa tai ylipäänsä muihin kuin sopimuksessa määriteltyihin käyttötarkoituksiin. Heidät on velvoitettu sopimusteitse huolehtimaan riittävästä tietosuojan tasosta sekä käsittelyn lainmukaisuudesta.
Rekisterin tietoja ei siirretä kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle (EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.
8. Henkilötietojen säilytysajat/säilytysajan määrittämiskriteerit
Säilytämme työhakemus- ja valmennushakemustietoja liitteineen 24 kk:n ajan. Henkilötietoja voidaan myös säilyttää pidemmän aikaa, mikäli tämä on tarpeen laissa, asetuksessa tai muussa viranomaislähteessä asetetun Tampereen Sarkan velvoitteen täyttämiseksi. Rekisteristä vastaava henkilö huolehtii tiedon poistamisesta.
9. Rekisterin tietojen suojaamisen periaatteet
Rekrytointijärjestelmän palveluntarjoaja vastaa rekisteriin tallennettavien tietojen teknisestä suojauksesta, johon kuuluvat esimerkiksi palvelun sisäinen tietoturva, kulunvalvonta, ohjelmistojen tietoturvapäivitykset ja varmuuskopioinnit. Rekrytointijärjestelmän ja käyttäjän selaimen välinen tietoliikenneyhteys on aina suojattu vahvalla salauksella.
Tampereen Sarkalla on asianmukaiset tekniset ja organisatoriset tietoturvakeinot turvaamassa henkilötietoja häviämiseltä, väärinkäytöltä tai muulta vastaavalta laittomalta pääsyltä.
Rekrytointijärjestelmään sähköisesti tallennetut tiedot ovat suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan ja käsittelemään vain siihen oikeutettu henkilö. Jokaisella rekisteriä käyttävällä henkilöllä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Kaikkia rekisterin käyttäjiä sitoo salassapitovelvollisuus ja jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan. Tampereen Sarkan päätelaitteet, tietoverkot ja palvelimet on suojattu palomuurein ja muiden asianmukaisten teknisten järjestelmien ja parhaiden käytäntöjen mukaisesti. Henkilötietoja sisältävä sähköinen aineisto poistetaan pysyvästi järjestelmästä säilytysajan päättymisen jälkeen.
Manuaalinen, henkilötietoja sisältävä aineisto säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain asianomaisilla henkilöillä. Henkilötietoja sisältävät asiakirjat hävitetään asianmukaisesti tietosuojajätteenä.
Tampereen Sarka edellyttää kaikilta käyttämiltään palveluntarjoajilta tietosuojalainsäädännön mukaisia toimenpiteitä käsittelemiensä henkilötietojen suojaamiseksi. Palveluntarjoajat ovat salassapitovelvollisia ja työnhakijoiden henkilötietoja sisältävien järjestelmien tulee olla suojattu ajantasaisten tietoturvakäytäntöjen mukaisesti.
10. Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttaminen
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa mitä tietoja hänestä on kerätty rekisteriin ja vaikuttaa siihen, miten niitä käytetään. Tietosuoja-asetuksen mukaan:
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietoja henkilötietojen käsittelymenetelmistämme ilmoittamalla siitä meille kirjallisesti kohdassa 10 olevien yhteystietojen kautta. Käyttäjillä on oikeus saada yksi (1) kopio häneen liittyvistä, palvelun käsittelemistä henkilötiedoista maksutta. Rekisterinpitäjällä on oikeus periä kohtuullinen maksu pyydetyistä lisäkopioista vaatimuksesta aiheutuviin hallintokuluihin perustuen.
Rekisteröidyllä on tarvittaessa oikeus oikaista häntä koskevat virheelliset henkilötiedot kirjallisella pyynnöllä kohdassa 10 olevien yhteystietojen kautta.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojen poistoa tai käsittelyn rajoittamista sekä – tietyissä olosuhteissa – oikeus vastustaa käsittelyä oikeutetun edun perusteella.
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa kaikkia rekisterinpitäjälle käsittelyyn antamiaan tietoja koskeva suostumus. Tämän oikeuden käyttäminen voi kuitenkin tarkoittaa, että käyttäjä ei voi hakea tiettyyn työhön tai muuten käyttää palvelua.
Rekisteröidyllä on tietyissä olosuhteissa oikeus tietojen siirrettävyyteen, mikä tarkoittaa oikeutta henkilökohtaisten tietojen vastaanottamiseen ja siirtämiseen toiselle rekisterinpitäjälle, kunhan tämä ei vaikuta kielteisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle häntä koskevien henkilötietojen käsittelystä siinä tapauksessa, että käyttäjä uskoo henkilötietojen käsittelyn loukkaavan tietosuojalain oikeudellisia puitteita.
Kuinka oikeudet toteutetaan?
Kohdassa 10 mainittuja oikeuksia voi toteuttaa tekemällä tarkastuspyynnön Tampereen Sarkan urasivujen tietosuojaosion kautta tai kirjautumalla palveluun Connect-toiminnon kautta tai lähettämällä pyynnön kirjallisena ja allekirjoitettuna Tampereen Sarkan tieto suojavastaavalle postitse tai sähköpostilla sähköpostiosoitteeseen katja.piiksi@tampereensarka.fi Yksilöi pyynnössä, minkä tiedon haluat poistaa tai korjata ja millä perusteella. Pyyntöön vastataan yhden (1) kuukauden sisällä.
Mikäli tieto- tai korjauspyyntö koskee toisen rekisterinpitäjän rekisterissä olevia tietoja, Tampereen Sarka siirtää pyynnön kyseiselle rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä arvioi, miten oikeudet soveltuvat kussakin tilanteessa.
11. Evästeet
Tietoja käyttäjän palvelun käytöstä voidaan tallentaa evästeinä. Evästeet ovat passiivisia tekstitiedostoja, jotka tallennetaan käyttäjän laitteen, kuten tietokoneen, matkapuhelimen tai tabletin, internetselaimeen palvelua käytettäessä. Käytämme evästeitä parantaaksemme käyttäjän palveluun liittyvää käyttökokemusta ja kerätäksemme tietoa esimerkiksi palvelun käyttöä koskevista tilastoista. Tämä tehdään palvelun turvaamiseksi, ylläpitämiseksi ja parantamiseksi. Evästeiden avulla kerätyt tiedot voivat joissain tapauksissa olla henkilötietoja, ja tällaisissa tapauksissa niitä säätelee evästekäytäntömme.
Käyttäjät voivat milloin tahansa estää evästeiden käytön muuttamalla laitteensa paikallisia asetuksia. Evästeiden poistaminen käytöstä voi vaikuttaa palvelun käyttökokemukseen, esimerkiksi jotkin palvelun toiminnot saattavat olla pois käytöstä.
12. Muutokset
Tampereen Sarkalla on oikeus tehdä muutoksia tai lisäyksiä tietosuojakäytäntöönsä, milloin tahansa. Tietosuojakäytännön uusin versio on aina saatavilla palvelun kautta. Uusi versio katsotaan käyttäjille välitetyksi, kun käyttäjä on joko vastaanottanut sähköpostin, jossa käyttäjälle ilmoitetaan uudesta versiosta (käyttäen käyttäjän palvelun käytön yhteydessä antamaa sähköpostiosoitetta), tai kun käyttäjälle on muuten ilmoitettu uudesta tietosuojakäytännöstä.
Viimeisin päivityspäivämäärä: 17.4.2024
